仕事で私が実際に行ったいるPCフォルダ整理方法

今日は私が実際に仕事をしている中で同僚から「いいね！」と言われたPCのフォルダ整理方法についてご紹介したいと思います。人によって合う合わないっていうのはありますので参考情報としてお読みください。 

フォルダ整理　改善前

社会人になって数年間、私は下のようにフォルダ構成にし、各データを保存していました。

上の例で説明しますとエクセルのデータはexcelフォルダに保存、写真は写真フォルダに保存、ワードデータはwordフォルダに…と保存していました。

不具合が発生

最初はデータ数が少ないので問題ありませんでしたが、年数が経ち、データが

増えてくると、不具合が発生しました。

 昔のデータを開きたいのに、どこにデータがあるのか分からない。

検索すれば良いのですが、昔作成したデータの名前なんて覚えていません。

私は時間をかけて上司から依頼のあったデータを探しました。

フォルダ整理　改善後

 色々試した結果、下のような構成になりました。

 

 業務一覧：現在、対応している仕事のデータを保存

 業務終了：終了した仕事のデータを保存

 原紙：議事録や見積書などの原紙（フォーマット）データを保存

 説明書：会社にある各手順書や設備または部品の説明書データを保存

※他にもフォルダはありますが、長くなりますので省略します。

業務一覧フォルダ

工事、プロジェクトなどの案件ごとにフォルダを作ります。

フォルダ名は「年_月_案件名」とします。

上図の一番左側のフォルダは「2018年の1月に始まったA案件」という意味です。

 2018_1_A案件

 

2018_1_A案件の中にその写真、PD、エクセル、ワードの各データを保存します。また、各データ名の一番後ろに年月日を入れておきます。

上図の「提出用資料_20180117」は2018年1月17日に作成したデータという意味です。そうすることで、どのデータが最新か分かります。

さらに、その日のうちに修正した場合は「提出用資料_20180117-2」という感じで末番を付けます。こうすることでどのデータが最新か一目でわかります。

業務終了フォルダ

終わった案件は「業務一覧フォルダ」から「業務終了フォルダ」に移します。そして、もう開くことはないだろうと思う案件のフォルダは圧縮します。理由としては容量を下げるためです。

最後に

以上が私が実際に行っているPCのフォルダ整理方法でした。このフォルダ構成にして３年ほど経過しましたが、必要なデータはすぐに探すことができています。すこしでも参考になれば、嬉しいです。